Historia sukcesu automatyzacji

“Szukaliśmy systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, a znaleźliśmy system do optymalizacji wielu procesów” –

mówi Piotr Andrzejewski, prezes BKF Myjnie.

Od czego się zaczęło? 

Wzrost zainteresowania naszą ofertą, przełożył się na rosnącą liczbę otrzymywanych zamówień. Wynikająca z tego potrzeba zatrudnienia nowych pracowników, a także rosnąca liczba procesów do obsłużenia, wymusiły na nas podjęcie decyzji o digitalizacji.

Pierwotnie zależało nam na zautomatyzowaniu obiegu dokumentów, aby poprawić komunikację w firmie oraz przyspieszyć realizację powtarzalnych zadań. Szybko okazało się, że konieczna będzie cyfryzacja większej ilości naszych procesów. Tak więc w 2005 roku,  stanęliśmy przed wyborem oprogramowania, które będzie skalowalne, czyli będzie rosło razem z nami:).

Przez chwilę nawet zastanawialiśmy się nad napisaniem własnego rozwiązania. Wiedzieliśmy jednak, że dla zespołu programistów i osób zarządzających na co dzień produkcją myjni bezdotykowych, pisanie własnego software’u będzie rozwiązaniem mało atrakcyjnym i przy tym niesamowicie kosztownym. Dlatego bardziej byliśmy skłonni ku znalezieniu platformy, która spełni nasze najważniejsze oczekiwania.

Ostatecznie postawiliśmy na wdrożenie platformy, która będzie low’codowa, skalowalna i da nam nieograniczone możliwości integracji z dotychczas używanymi przez nas platformami online. Idąc tym torem myślenia, poznaliśmy JobRouter, platformę do automatyzacji procesów. Widząc jej możliwości, w 15 minut podjęliśmy decyzję o zakupie.

“To była miłość od pierwszego wejrzenia” – komentuje Piotr Andrzejewski.

Jak wyglądało wdrożenie?

We współpracy z zespołem firmy e-MSI, certyfikowanym partnerem JobRouter AG, który wykonał dla nas analizę przedwdrożeniową oraz dostarczył i wdrożył JobRouter, poszło nam całkiem sprawnie. Do naszej dyspozycji dostaliśmy gotowe moduły, które wystarczyło wybrać i dostosować do naszych potrzeb.

Wdrożona przez nas platforma posiada następujące moduły:

• zakupowy,
• produkcyjny,
• spedycyjny,
• techniczny,
• ewidencyjny
• sprzedażowy,
• rozliczeniowo-kosztowy (obieg zamówień i faktur elektronicznych),
• analityczny z opcją raportowania, analiz, statystyk,
• elektroniczny obieg dokumentów,
• Customer Relationship Management (CRM),
• Call Center (Focus Contact Center).

System jest zintegrowany z serwisem www, aplikacją mobilną oraz z systemem finansowo-księgowym klasy ERP. Interface użytkownika posiada kilka wersji językowych. Wdrożenie z zespołem e-MSI, zostało zakończone szkoleniem naszych pracowników, administratorów systemu oraz dostarczeniem dokumentacji technicznej.

Które procesy zostały zdigitalizowane najszybciej?

Zaczęliśmy od tych najprostszych. Już w tydzień po wdrożeniu powstały pierwsze z nich. Najszybciej poszło nam z digitalizacją wniosków urlopowych, wniosków o zaliczkę, zgłoszeń prac między działowych. To zdecydowanie przyspieszyło i usprawniło naszą codzienną pracę. Aktualnie mamy usprawnionych już ponad 50 różnych procesów. Najważniejsze to:

• automatyzacja faktur zakupowych,
• automatyzacja powiadomień windykacyjnych i faktur sprzedażowych,
• automatyzacja zleceń produkcyjnych i logistycznych,
• pomiar produkcji i wydajności pracy działów produkcyjnych,
• automatyzacja delegacji służbowych,
• automatyzacja wniosków urlopowych.

Które procesy wymagały większego zaangażowania?

Duże procesy to także duże wyzwania. Najwięcej uwagi wymagały i wymagają w dalszym ciągu te, które związane są z pomiarem wydajności procesu produkcji. 

Platforma JobRouter ma niezliczoną liczbę swoich zastosowań. Można nią digitalizować wszystko. Z naszego punktu widzenia nie wszystko jednak ma sens, dlatego skupiliśmy się na tych procesach, które są dla nas najważniejsze i dzięki którym jesteśmy w stanie uzyskać najlepsze efekty.

Czy wdrożenie wymagało integracji z innymi systemami online?

Integracje z innymi systemami są nieodłączną częścią projektu digitalizacji procesów w naszej firmie. Najważniejsza z nich była oczywiście integracja z Comarchem CDN XL. Wśród pozostałych znalazły się: Webfleet TOMTOM Telematics, Google Analytics, G Suite, Focus Contact Center oraz Google Data Studio.

Jakie mierzalne korzyści odnieśliśmy po automatyzacji procesów?

Bardzo istotne dla nas było uporządkowanie procesów oraz zagregowanie posiadanych danych do ich późniejszej analizy. Uporządkowanie procesów ma swoje przełożenie na ograniczenie liczby występujących pomyłek i błędów oraz dowolność interpretacji procesów. Patrząc szerzej, cyfryzacja dla nas to optymalizacja kosztów oraz poprawa czasu i wydajności pracy. Czas, który dzięki temu zaoszczędzamy, możemy rozdysponować dowolnie na np. rozwój naszej oferty.

Bardzo mierzalnym przykładem automatyzacji jest chociażby cyfryzacja procesu wysyłki faktur, czyli zamiana FV papierowych na elektroniczne. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej wszystkich korzyści.

Świetnym przykładem jest wdrożenie automatyzacji powiadomień windykacyjnych faktur sprzedażowych. Ta zmiana przyczyniła się do poprawy terminowości płatności przez naszych kontrahentów. Dla przykładu w styczniu br. 2/3 z wszystkich wpłat po terminie, pozyskaliśmy z windykacji automatycznej, bez udziału czynnika ludzkiego.

Dla pracowników Działu Handlowego, który często podróżuje, znaczenie miała automatyzacja dokumentów delegacyjnych. Czas, który zaoszczędziliśmy na poprawie tego procesu, możemy teraz dowolnie wykorzystać na chociażby takie zadania jak pozyskiwanie nowych klientów.

Dla Działu Serwisu, automatyzacja zaowocowała wprowadzeniem planera wyjazdów serwisantów. Dzięki temu zoptymalizowaliśmy trasy i czas podróży serwisantów. 

Z kolei dla naszych klientów, istotne było uruchomienie protokołu napraw elektronicznych, które potwierdzane są przez klienta kodem SMS. Ta zmiana skróciła czas obsługi zgłoszenia serwisowego oraz wpłynęła na poprawę jakości obsługi klienta.

W jaki sposób automatyzacja wpłynęła na poprawę doświadczeń naszych klientów?

Cieszymy się z tego, że cyfryzacja procesów związanych z obsługą klienta w naszej firmie, przełożyła się na poprawę doświadczeń klienta z naszą marką. To wszystko ma istotny wpływ na to w jaki sposób klient postrzega BKF Myjnie. Wszyscy wiemy, że usatysfakcjonowany klient to klient, który zawsze chętnie do nas chętnie powróci.